فایل اداری

فایل اداری نوژن

فایل اداری در واقع یک سیستم است در نظر گرفتن زمان برای سازماندهی سیستم ثبت وذخیره سازی مدارک ونقشه ها و... بسیار مهم است، واقعیت این است که بسیاری از کسب و کارهای کوچک هنوز نیاز به ذخیره اسناد کاغذی مانند صورتحساب، رسید و غیره دارند و می توانند به راحتی آنها را در صورت لزوم بازیابی کنند..

؛ یک سیستم بایگانی شلوغ یا بهم ریخته می تواند زمان وانرژی زیادی را ازما در محیط کار بگیرد.

به عنوان مثال در کسب و کار های کوچک، شما باید بتوانید به سرعت و به راحتی در میز خود کار کنید وهرزمان که نیاز داشتید به سرعت ومدارک واسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کنید ودر مدیریت دانش در سطحی کوچک تر برای هر کارمند میتواند اتفاق بیافتد.

چگونگی  سازماندهی سیستم های بایگانی در ادارات دولتی وخصوصی و محل قرار گیری کتابخانه اداری.

.برای چند دقیقه در میز خود نشسته و به اطراف میز خود به دقت نگاه کنید وچه میبینید.

من یک کشو را در  سمت راست میز  کارم دارم. وقتی اولین بار شما از فایلینگ های کنار میز یا در اتاق خود استفاده میکنید متوجه میشوید که اسناد یا مدراک زیادی در آن وجود ندارد،.

هر کس به طور متفاوتی به این اتفاقات اداری نگاه میکند .اما واقعیت موضوع اینست که مفهوم بایگانی وذخیره سازی ومدیریت دانش برای زمان مورد لزوم یک مفهوم ساده دارد که همگی میتوانند ازآن به شکل مشابه استفاده کنند.

نیازهای ذخیره سازی خود را تعیین کنید.

آیا تعداد زیادی از فایل هایی را که به طور روزانه به آنها دسترسی دارید،در دسترس شما هست؟ آیا فقط به فایل اداری خود دسترسی دارید؟ پاسخ ها تعیین خواهد کرد که آیا شما نیاز به دارنده پرونده های  رومیزی دارید، یا نیاز به یکفایل 3کشو در کنار میز خود یا فایل های با جای بیشتر که در کنار میز متصل میشود وامکان بایگانی کردن پرونده های دم دستی شما را میدهد.

حالا شما آماده خریدفایلینگ پوشه های زونکن هستید

یک روش بایگانی کردن پرونده ها از طریق فایل اداری خرید پوشه های حلق آویز رنگی و پوشه های فایل ساده است.این پوشه های دارای آویز که در درون فایلینگ های ام دی اف متناسب با آن قرار میگیرند میتوانند بسیاری از بایگانی های دم دستی پرسنل را تحت پوشش قرار دهد

به عنوان مثال، اگر شما تمام فایل های مشتری خود را در پوشه های زرد حلق آویز قرار دهید، اطلاعات مالی در پوشه های آبی و هر چیزی مربوط به بازاریابی در پوشه های قرمز، شما به راحتی می توانید ببینید که چه مدارکی را در کجا جستجو کیند.

ساده ترین بهترین است

برای تنظیم یک سیستم ثبت و ذخیره سازی مدارک و قرار گیری میز و پارتیشن اداری به شکل ساده وبه دور از پیچیدگی به شما این امکان را می دهد که به راحتی فایل های جدیدی را اضافه کنید واگر  نیاز به ارتقاء سیستم خود به طور منظم و یا سازماندهی مجددآن را دارید به راحتی بتوانید  آنها را تغییر دهید.